Privacy e registrazione ospiti: come gestire i dati senza rischiare multe

Chi gestisce una casa vacanza o un affitto breve in Italia si trova davanti a una doppia sfida: rispettare gli obblighi di registrazione degli ospiti alla Questura e allo stesso tempo garantire la conformità al GDPR in materia di trattamento dei dati personali.

Molti host si chiedono: come faccio a registrare i miei ospiti senza rischiare multe, né per la privacy né per omissioni burocratiche? In questa guida analizziamo le regole e spieghiamo come strumenti come Alloggiati.pro possano semplificare la vita e ridurre i rischi.

Registrazione ospiti: l’obbligo di legge

In Italia, l’art. 109 del TULPS stabilisce che chiunque dia alloggio, anche per una sola notte, deve:

1. Identificare de visu l’ospite, controllando personalmente un documento di identità valido.
2. Comunicare i dati alla Questura tramite il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
3. Trasmettere i dati entro 24 ore dall’arrivo (subito, se il soggiorno è inferiore a 24 ore).

La violazione comporta sanzioni penali (arresto fino a 3 mesi o ammenda fino a 206 euro).

GDPR: come gestire i dati degli ospiti

Il Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) prevede che chi tratta dati personali (nome, documento, nazionalità, ecc.) debba farlo secondo principi chiari:

• Liceità: la base giuridica è l’obbligo di legge (art. 6 GDPR). Non serve consenso per raccogliere i dati richiesti dalla Questura.
• Minimizzazione: raccogli solo i dati strettamente necessari (niente copie di documenti se non richieste).
• Trasparenza: informa sempre l’ospite sul perché raccogli i suoi dati (tramite un’informativa privacy).
• Conservazione limitata: conserva solo ciò che è richiesto dalla normativa (ricevute di invio su Alloggiati Web), elimina eventuali copie superflue.
• Sicurezza: proteggi archivi, credenziali e dispositivi da accessi non autorizzati.

Dove si incrociano gli obblighi

Qui nasce il dubbio: da un lato la legge impone la registrazione ospiti, dall’altro il GDPR limita l’uso dei dati. La soluzione è rispettare entrambi:

• raccogli e comunica i dati solo per finalità di pubblica sicurezza;
• non usare gli stessi dati per altri scopi (es. marketing) senza un consenso esplicito;
• conserva solo la documentazione strettamente necessaria.

I rischi in caso di errori

• Errori nella comunicazione ospiti → sanzioni penali e amministrative.
• Gestione scorretta dei dati personali → multe fino a 20 milioni di euro o 4% del fatturato annuo.
• Cattiva gestione della sicurezza informatica → violazioni, furti di dati e responsabilità civile.

Come semplificare tutto con Alloggiati.pro

Molti host trovano la piattaforma Alloggiati Web poco intuitiva e macchinosa. Qui entra in gioco Alloggiati.pro, un servizio pensato per:

• Guidarti passo passo nella raccolta dei dati ospiti in conformità al GDPR.
• Snellire la registrazione alla Questura, rendendola più immediata e senza errori di inserimento.
• Ridurre i rischi di conservazione illecita: i dati vengono gestiti solo per il tempo necessario e in totale sicurezza.
• Centralizzare i flussi burocratici: un unico strumento per dati ospiti, invii e archivio ricevute.

In altre parole, Alloggiati.pro ti aiuta a rispettare sia la legge italiana che il GDPR, senza complicazioni e con un’interfaccia semplice, ideale anche per chi non è esperto di burocrazia digitale.

Riassunto dei punti fondamentali

• L’art. 109 TULPS impone identificazione de visu e comunicazione ospiti entro 24h via Alloggiati Web.
• Il GDPR richiede liceità, minimizzazione, trasparenza, conservazione limitata e sicurezza dei dati.
• Violare gli obblighi porta a sanzioni penali e multe milionarie.
• Non basta raccogliere i dati: vanno gestiti correttamente.
• Alloggiati.pro semplifica la registrazione ospiti, riduce i rischi di errori e aiuta gli host a essere sempre in regola.